Co to jest TCO (całkowity koszt posiadania) i jakie korzyści z niego płyną?

Co to jest TCO?

Wiele firm korzysta z modelu całkowitego kosztu posiadania, aby wspierać decyzje zakupowe i negocjacje, zarówno z perspektywy klienta, jak i dostawcy. TCO pozwala spojrzeć głębiej niż cena zakupu przy podejmowaniu decyzji o zakupie.

W swojej istocie, TCO to procedura szacująca wszystkie koszty związane z aktywem. Obejmuje to nie tylko koszty nabycia, ale także wszystkie bezpośrednie i pośrednie koszty w całym cyklu życia aktywa, takie jak montaż, produkcja, magazynowanie, dystrybucja, administracja i inne.

Szacowanie TCO pomaga zidentyfikować znane czynniki kosztowe oraz ukryte koszty – zanim podejmiesz decyzję o inwestycji.

Historia TCO

Różne procedury TCO były rejestrowane co najmniej od XX wieku. Jednak dzisiejsze rozumienie TCO sięga 1987 roku, kiedy to firma konsultingowa Gartner Group opracowała i promowała podejście całkowitego kosztu posiadania do oceny kosztów infrastruktury IT. W ciągu kolejnych dekad TCO zostało zatwierdzone i przyjęte na całym świecie.

Opracowano wiele różnych metodologii i narzędzi programowych do analizy TCO w różnych kontekstach i branżach. Bez względu na metodę czy zastosowanie, celem TCO jest zawsze zrozumienie rzeczywistych kosztów nabycia aktywa.

Namacalne korzyści TCO

TCO pomaga zaoszczędzić czas i koszty pracy w następujący sposób:

• TCO ułatwia porównanie różnych dostawców. Dzięki systemowi oceny dostawców opartemu na TCO możesz mierzyć i oceniać różne wyniki dostawców i zdecydować, który z nich jest najlepszy.
• TCO pomaga zidentyfikować potencjał optymalizacji. TCO poprawia przejrzystość łańcucha przyczynowo-skutkowego i może w ten sposób odkryć potencjalne obszary do optymalizacji.
• TCO zwiększa zrozumienie kosztów w całej firmie. Rozbicie kosztów i udostępnienie informacji pracownikom pozwala im zrozumieć optymalizację kosztów.
• TCO pomaga w decydowaniu, czy produkować, czy kupować. Ocena całkowitego kosztu posiadania jest niezbędna do podjęcia racjonalnej decyzji w kwestii decyzji o produkcji lub zakupie.
• TCO pomaga określić ekonomiczną wielkość zamówienia. Obliczenia TCO dają podstawę do oceny ekonomicznej wielkości zamówienia (EOQ), pozwalając na minimalizację całkowitych kosztów zapasów.

Niematerialne korzyści TCO

TCO zwiększa przejrzystość organizacyjną i odpowiedzialność w następujący sposób:

• TCO poprawia wewnętrzną komunikację korporacyjną. Możesz podejmować decyzje na podstawie spójnych zestawów danych i jasnego uzasadnienia, co zmniejsza konflikty i zamieszanie wśród pracowników i zarządu.
• TCO wzmacnia proces negocjacji. Podczas negocjacji z dostawcami możesz poprzeć swoją pozycję wynikami oceny całkowitego kosztu posiadania.
• TCO jest przydatne w rozwoju produktów i sprzedaży. Czy rozważasz produkcję/sprzedaż produktu? Przyjmij perspektywę TCO z punktu widzenia potencjalnych klientów, aby zobaczyć, gdzie stoisz wśród konkurencji.

Rozbijanie TCO: 6 kategorii kosztów i elementów kosztowych

Istnieją dwa poziomy przy obliczaniu całkowitego kosztu posiadania: kategorie kosztów i elementy kosztowe (znane również jako czynniki kosztowe). W zależności od przypadku będziesz mieć różne kategorie kosztów i elementy kosztowe i możesz strukturyzować te poziomy na różne sposoby. Poniżej znajdziesz listę typowych kategorii kosztów. Większość elementów kosztowych będzie pasować do jednej lub więcej z tych kategorii.

Istnieje 6 kategorii kosztów do obliczenia TCO, według Ellrama i Siferda (1993):

Problemy z wdrażaniem TCO

Mimo że TCO oferuje ogromne korzyści w niemal każdej sytuacji, mogą wystąpić problemy z wdrażaniem tej koncepcji, zwłaszcza jeśli jest ona obca dla osób w Twojej organizacji.

Kopiowanie modelu całkowitego kosztu posiadania od innej firmy

Główny problem pojawia się, gdy firma próbuje skopiować model TCO od innej organizacji. Jest to skazane na niepowodzenie z powodu wielu złożonych czynników, które wchodzą w skład prawidłowej oceny TCO. Żadne dwie sytuacje nie są takie same, a indywidualne okoliczności zawsze muszą być brane pod uwagę przy TCO. Dlatego po prostu kopiowanie modelu od innej firmy nie jest skuteczne. Dlatego nie zamieściliśmy tutaj przykładowego modelu TCO.

Inne potencjalne problemy

Istnieją inne problemy, które mogą pojawić się przy wprowadzaniu TCO w firmie. Pracownicy muszą być edukowani i szkoleni, wewnętrzne procesy operacyjne mogą wymagać zmian, a konflikt w istniejącej kulturze korporacyjnej może wystąpić.

Brak źródeł danych i systemów pomagających określić elementy kosztowe to kolejna powszechna przeszkoda w efektywnym wykorzystaniu TCO. Wreszcie, czas potrzebny na ukończenie oceny całkowitego kosztu posiadania również może stanowić problem.

Pomimo tych problemów uważamy, że TCO jest ważną częścią procesu podejmowania decyzji. Należy podjąć wysiłki w celu złagodzenia problemów związanych z wdrażaniem TCO, aby Twoja firma mogła czerpać z niego korzyści.

• Źródła: Ellram, L. M., & Siferd, S. P. (1993). Purchasing: The Cornerstone of the Total Cost of Ownership Concept.