Pedidos internos

En la industria manufacturera se invierte una cantidad de tiempo innecesaria en hacer pedidos de productos, especialmente de un grupo de productos: las piezas C.

Las piezas C se caracterizan por tener más bien un precio unitario bajo, pero debido a la gran variedad utilizada en la producción, el departamento de compras tiene que dedicar muchas horas a pedir cada componente de forma individual. Se tarda lo mismo en pedir una pieza de un céntimo que una de 1.000 €.

Un sistema de 2 cubetas o un tablero Kanban funcionan bien, ¿verdad?

Empecemos dando una vuelta por la producción, donde la gestión del inventario de piezas C se realiza con tarjetas Kanban. Ha llegado el momento de hacer un nuevo pedido de tornillos y pernos. En ese momento, el empleado de producción que suele encargarse del reaprovisionamiento está de vacaciones, y el sustituto en producción se da cuenta de que sus necesidades de consumo son superiores al stock que hay en las cubetas porque ha habido una entrada de pedidos muy elevada. Comienza inmediatamente la recogida de las tarjetas, que deben pasar cuanto antes al departamento de compras, pues de lo contrario la producción se quedará sin 10 pequeños componentes diferentes la semana que viene.

El sustituto se apresura y entrega las tarjetas al departamento de compras, pero de camino se olvida de coger las tarjetas de otras 6 referencias que hay que pedir de nuevo. Mientras las tarjetas olvidadas se recogen en producción, el departamento de compras ya ha introducido el pedido y ha encargado los artículos para su entrega urgente. Ahora se vuelven a introducir las tarjetas Kanban olvidadas, pero el proveedor ya ha empaquetado el pedido con los 10 artículos y el pedido adicional de las otras 6 referencias se envía con una nueva entrega urgente con un coste adicional.

Ahora viene otro empleado de compras y dice que cuatro de los artículos ya han sido pedidos por el empleado de producción que suele hacerlo antes de irse de vacaciones. El empleado de compras había recibido un pedido manual y había enviado un correo electrónico al proveedor debido a la urgencia, más tarde actualizaría el pedido en el sistema ERP.

Así pues, se pierde tiempo con el pedido pendiente, la desinformación y los pedidos dobles, además, hay demasiados empleados implicados en resolver un problema que puede solucionarse con tecnología.

¿Dónde se suele perder tiempo al hacer pedidos manualmente?

La historia es un poco inverosímil y, por supuesto, la mayoría de las empresas tienen sus procesos de gestión de pedidos bajo control. Pero el hecho es que, sin digitalizar el proceso de gestión de pedidos en el punto de consumo, muchos empleados dedican tiempo a un grupo de artículos que podrían haberse pedido fácilmente por sí solos.

El tiempo perdido es un factor de coste crítico porque cuesta mano de obra, sobre todo si el tiempo se dedica a trasladar tarjetas Kanban de producción al departamento de compras y a gestionar pedidos de artículos en el back-end.

Estas son algunas de las principales causas de pérdida de tiempo al realizar pedidos manuales:

• Demasiados empleados implicados en el proceso de reaprovisionamiento.
• Falta de información sobre el estado de las existencias si los empleados clave no están disponibles.
• Riesgo de pérdida de tiempo porque los datos maestros no se muestran correctamente en el sistema ERP.
• Compras no sabe qué piezas C están realmente en producción.
• Se pierde tiempo al tener que pedir las referencias con retraso en lugar de basarse en una necesidad mínima/máxima correcta.
• Se pierde tiempo de los empleados cuando las tarjetas Kanban tienen que moverse físicamente de A a B.
• Las tarjetas Kanban pueden perderse o tirarse fácilmente.
• Cuando se añaden nuevos grupos de productos, se pierde tiempo creando y plastificando las nuevas tarjetas Kanban.

¡3 horas a la semana!

De media, se dedican 3 horas a la semana a realizar pedidos de piezas C, y eso si no ocurre la situación anterior.  Se pueden ganar muchas horas automatizando los pedidos de piezas, y todo se basa en utilizar los datos para minimizar el tiempo invertido.

Los sistemas logísticos digitales como SmartBin Cloud pueden encargarse fácilmente de todo el proceso de gestión de pedidos y eliminar la mayoría de las pérdidas de tiempo.

Infórmese sobre otras pérdidas de tiempo en las tareas de aprovisionamiento, reposición y almacenamiento de piezas C, como los pedidos externos, el proceso de reposición, el recuento del inventario y la rotura de stock.