¿Qué es el TCO (Coste Total de Propiedad) y Cómo te Beneficia?

¿Qué es el TCO?

Muchas empresas utilizan el modelo de coste total de propiedad para apoyar las decisiones de compra y las negociaciones, tanto desde la perspectiva del cliente como del proveedor. el TCO te permite mirar más allá del precio de compra al decidir si comprar.

En su esencia, el TCO es un procedimiento que estima todos los costes asociados con un activo. Esto incluye no solo los costes de adquisición, sino todos los costes directos e indirectos a lo largo del ciclo de vida del activo, como ensamblaje, producción, almacenamiento, distribución, administración y más.

Estimar el TCO te ayuda a identificar los impulsores de costes conocidos, así como los costes ocultos, antes de tomar la decisión de invertir.

La historia del TCO

Se han registrado diferentes procedimientos del TCO desde al menos el siglo XX. Sin embargo, la comprensión actual del TCO se remonta a 1987, cuando la empresa de consultoría Gartner Group desarrolló y promovió el enfoque de costo total de propiedad para evaluar los costes de la infraestructura de TI. En las décadas siguientes, el TCO ha sido aprobado y adoptado globalmente.

Se han desarrollado muchas metodologías y herramientas de software diferentes para analizar el TCO en una variedad de contextos e industrias. No importa el método o la aplicación, el objetivo del TCO siempre es entender los verdaderos costos de adquirir un activo.

Los beneficios tangibles del TCO

El TCO te ayuda a ahorrar tiempo y costes laborales de las siguientes maneras:

• Facilita la comparación de diferentes proveedores. Con un sistema de evaluación de proveedores basado en TCO, puedes medir y evaluar el rendimiento de diferentes proveedores y decidir cuál es el más adecuado.
• Ayuda a identificar el potencial de optimización. El TCO mejora la transparencia de la cadena de causa y efecto y, por lo tanto, puede descubrir áreas potenciales de optimización.
• Aumenta la comprensión de los costes en toda la empresa. Desglosar los costes y compartir la información con los empleados les permite entender la optimización de costes.
• Aayuda a decidir si fabricar o comprar. Evaluar el coste total de propiedad es esencial para tomar una decisión racional cuando se trata de decisiones de fabricación o compra.
• Ayuda a definir la cantidad económica de pedido. Los cálculos del TCO te proporcionan la base para una evaluación de la cantidad económica de pedido (EOQ), permitiéndote minimizar los costes totales de inventario.

Los beneficios intangibles del TCO

El TCO aumenta la transparencia y responsabilidad organizacional de las siguientes maneras:

• Mejora la comunicación corporativa interna. Puedes basar las decisiones en conjuntos de datos consistentes y razonamientos claros, reduciendo el conflicto y la confusión entre empleados y gerencia.
• Fortalece el proceso de negociación. Al negociar con proveedores, puedes respaldar tu posición con los resultados de la evaluación del coste total de propiedad.
• Es útil para el desarrollo de productos y ventas. ¿Estás considerando fabricar/vender un producto? Toma una perspectiva del TCO desde el punto de vista de los clientes potenciales para ver dónde te encuentras entre la competencia.

Desglosando el TCO: Las 6 categorías de costes y elementos de coste

Hay dos niveles al calcular el coste total de propiedad: categorías de costes y elementos de coste (también conocidos como impulsores de costes). Dependiendo del caso en cuestión, tendrás diferentes categorías y elementos de coste y puedes estructurar estos niveles de diferentes maneras. A continuación, puedes encontrar una lista de categorías de costes comunes. La mayoría de los elementos de coste encajarán en una o más de estas categorías.

Hay 6 categorías de costes para calcular TCO, según Ellram y Siferd (1993):

Problemas al implementar el TCO

Aunque el TCO ofrece enormes beneficios en casi cualquier situación, pueden surgir problemas al implementar el concepto, especialmente si es desconocido para las personas dentro de tu organización.

Copiar un modelo de coste total de propiedad de otra empresa

El problema principal ocurre cuando una empresa intenta copiar un modelo de TCO de otra organización. Esto está condenado al fracaso debido a los muchos factores complejos que intervienen en una evaluación adecuada de TCO. No hay dos situaciones iguales, y siempre se deben considerar las circunstancias individuales con el TCO. Simplemente copiar un modelo de otra empresa no es efectivo. Por eso no hemos incluido un modelo de TCO de muestra aquí.

Otros problemas potenciales

Existen otros problemas que pueden surgir al introducir el TCO en una empresa. Los empleados deben ser educados y capacitados, los procesos operativos internos pueden necesitar ser cambiados, y puede ocurrir conflicto dentro de la cultura corporativa existente.

Una falta de fuentes de datos y sistemas para ayudar a determinar los elementos de coste es otro obstáculo común para usar el TCO de manera efectiva. Finalmente, el tiempo que lleva completar la evaluación del coste total de propiedad también puede ser un problema.

A pesar de estos problemas, creemos que el TCO es una parte importante del proceso de toma de decisiones. Se deben hacer esfuerzos para mitigar los problemas asociados con la implementación del TCO para que tu empresa pueda cosechar sus beneficios.

• Fuentes: Ellram, L. M., & Siferd, S. P. (1993). Purchasing: The Cornerstone of the Total Cost of Ownership Concept.