Hvad er TCO (Total Cost of Ownership), og hvordan drager du fordel af det?

Hvad er TCO?

For mange virksomheder har Total Cost of Ownership (TCO) en betydelig indflydelse på hvilke købsbeslutninger der træffes, og giver virksomhederne en bedre indsigt i hvad der reelt forhandles om, og om de skal købe eller lade være. Virksomhederne får bedre mulighed for at se hvilke omkostninger der forbundet med et køb, end blot selve købsprisen på et aktiv.

TCO er i sin helhed et finansielt skøn og en procedure, der estimerer alle omkostninger forbundet med et aktiv. Anskaffelsesomkostninger er inkluderet sammen med alle direkte og indirekte omkostninger i hele aktivets livscyklus: montering, produktion, lager, distribution, administration osv.

Når du estimerer TCO, skal du identificere synlige men også de skjulte omkostninger, før du træffer beslutningen om at erhverve aktivet.

Historien bag TCO

Forskellige TCO-processer er blevet registreret siden det 20. århundrede, men den mest almene kendte og brugte TCO-model er fra 1987, da konsulentfirmaet Gartner Group udviklede TCO-modellen til at beregne omkostningerne inden for IT-infrastruktur. TCO har siden været en anerkendt metode og bruges globalt.

Mange forskellige metoder og softwareværktøjer er udviklet til at analysere TCO i forskellige sammenhænge og brancher. Uanset metoden eller værktøjet er TCO's mål altid at synliggøre alle omkostninger, der er ved erhverve et aktiv.

Konkrete fordele ved TCO

TCO hjælper dig med at spare tid og omkostninger inden for følgende områder:

• Det er lettere at benchmarke forskellige leverandører. Ved at analyserer og bruge TCO-værktøjet, kan du måle og evaluere forskellige leverandør for at finde frem til hvilken leverandør, der passer bedst til opgaven.
• Det er nemmere at identificere optimeringspotentialet. TCO kan hjælpe dig med optimere processerne ved skabe større gennemsigtighed i årsags- og effektkæden.
• Alle skal forstå hvordan omkostningerne opstår. Det gælder om at splitte omkostningerne op for det enkelte aktiv og kommunikerer det ud til medarbejderne for at de har mulighed for at få indsigt i hvilke optimeringsmuligheder, der er på omkostningssiden.
• Du får et bedre grundlag for købsbeslutning. En analyse af totalomkostningerne er helt afgørende for at det rigtige valg træffes, når det kommer til købsbeslutningen.
• Beregn dig til den rigtige ordrestørrelse. TCO beregninger giver dig et bedre beslutningsgrundlag til at optimere på ordrestørrelserne (EOQ), og hjælper dig med at analyserer dig frem til hvordan du kan minimere de samlede omkostninger for lagerbeholdningen.

De skjulte fordele ved TCO

TCO skaber på tværs af organisationen øget gennemsigtighed:

• Forbedrer kommunikationen internt. Du kan basere beslutninger på konsistente datasæt og klare begrundelser, hvilket reducerer konflikter og forvirring blandt medarbejdere og ledelse.
• En styrket forhandlingsproces. Når du forhandler med en leverandør, kan du styrke din forhandlingsposition ved at bruge resultaterne fra Total Cost of Ownership.
• Du får et nyttigt værktøj til produktudvikling og salg. Overvejer du at producere eller sælge et produkt? Brug TCO-modellen til at analyserer dig selv udefra. Sæt dig selv i kundens sted for at se hvilken position du indtager på markedet.

Opdeling af TCO: De 6 omkostningskategorier og omkostningsfaktorer

Der er to niveauer når TCO beregnes: omkostningskategorier og omkostningsfaktorer (også kaldet cost drivers). Afhængigt af opgaven vil du have forskellige omkostningskategorier og omkostningsfaktorer, og du kan inddele niveauerne på forskellige måder. De fælles kategorier for omkostninger er angivet nedenfor, og de fleste cost drivers passer til en eller flere af disse kategorier.

Der er 6 omkostningskategorier til beregning af TCO, ifølge Ellram og Siferd (1993):

Udfordringer ved implementering af TCO

Selv om TCO giver store fordele, kan der opstå problemer under implementeringen, hvis det er første gang TCO-modellen skal anvendes i organisation.

Kopiering af en total cost of ownership-model fra en anden virksomhed

Det største problem opstår, når et firma forsøger at kopiere en TCO-model fra et andet firma. På grund af de mange komplekse faktorer, der indgår i en TCO-beregning, er det ikke hensigtsmæssigt at kopiere TCO-modellen fra andre og hvorfor vi ikke har vist en generel modelberegning her.

Andre potentielle problemer

Der er andre problemer, der kan opstå, når man introducerer TCO i en virksomhed. Når man introducerer TCO-modellen for første gang i organisationen, kræver det, at medarbejderne skal uddannes og trænes i at bruge værktøjet. Der skal muligvis ændres operationelt i organisationen og de ændringer kan konflikte med den eksisterende virksomhedskultur.

Et andet problem er, hvis systemerne ikke giver et stort nok datagrundlag til at definere omkostningsfaktorerne, som derved komplicerer implementeringen af TCO-modellen.

På trods af disse udfordringer mener vi, at TCO er en vigtig del af beslutningsprocessen. Der bør gøres en indsats for at afbøde de udfordringer, der er forbundet med implementering af TCO, så din virksomhed kan høste dens fordele.

• Kilder: Ellram, L. M., & Siferd, S. P. (1993). Purchasing: The Cornerstone of the Total Cost of Ownership Concept.