Intern varebestilling

Der bruges unødvendigt mange timer på varebestilling i fremstillingsindustrien, især for én varegruppe: C-parts.

C-parts er karakteriseret ved at have en lav stykpris, men på grund af den store variation, der anvendes i produktionen, betyder det, at indkøbsafdelingen skal bruge mange timer på at bestille hvert enkelt komponent. Det tager den samme tid at bestille et emne til en øre, som det gør et emne til 1.000 kr.

Et 2-bokssystem eller Kanban-kort fungerer vel fint?

Lad os starte med at tage en tur i produktionen, hvor lagerstyringen af C-parts foregår med Kanban-kort. Det er nu tid til, at skruerne og boltene skal genbestilles. I øjeblikket er den produktionsmedarbejder, som plejer at have styr på genbestillingen, på ferie, og afløseren i produktionen opdager, at deres forbrugsbehov er større, end hvad der ligger i lagerkasserne, fordi der har været en ekstra stor ordreindgang. Indsamlingen af kortene begyndes straks og skal videregives hurtigst muligt til indkøbsafdelingen, for ellers løber produktionen tør for 10 forskellige småkomponenter allerede i næste uge.

Afløseren skynder sig og afleverer kortene til indkøbsafdelingen, men glemmer i forbifarten at tage kortene for 6 andre varenumre, der også skal genbestilles. Imens de glemte kort hentes i produktionen, har indkøbsafdelingen i mellemtiden allerede indtastet ordren og bestilt varerne med hastelevering. De glemte Kanban-kort bliver nu indtastet på ny, men leverandøren har allerede pakket ordren med de 10 varenumre og ekstrabestillingen på de 6 varenumre bliver sendt med en ny hasteleverance mod ekstrabetaling.

En anden indkøbsmedarbejder kommer nu forbi og fortæller, at fire af varenumrene allerede er bestilt af produktionsmedarbejderen, der plejer at stå for det, inden han gik på ferie. Indkøbsmedarbejderen havde fået en manuelt noteret spiseseddel, men havde sendt en e-mail til leverandøren på grund af, at det hastede, og ville ajourføre ordren senere i ERP-systemet.

Tiden er nu brugt på at være på bagkant med varebestillingen, fejlinformering og dobbeltbestillinger, og at alt for mange medarbejdere er involveret i at løse et problem, der kan løses med teknologi.

Hvor er der typisk spildtid ved en manuel varebestilling?

Historien er lidt søgt i sin fortælling, og langt de fleste virksomheder har selvfølgelig styr på deres genbestillingsprocesser. Men fakta er stadigvæk, at uden digitalisering af genbestillingsprocessen på forbrugsstedet er der mange medarbejdere, der skal bruge tid på en varegruppe, der nemt kunne genbestilles af sig selv.

Spildtid er en kritisk omkostningsfaktor, fordi den koster lønkroner, især hvis tiden går med at flytte Kanban-kort fra produktionen til indkøbsafdelingen og disponere varer på bagkant.

Her er nogle af de største tidsrøvere, når varebestillingen er manuel:

• For mange medarbejdere er involveret i genbestillingsprocessen.
• Manglende indsigt i lagerstatus, hvis nøglemedarbejdere ikke er til rådighed.
• Risiko for spildtid, fordi der ikke vises korrekt masterdata i ERP-systemet.
• Indkøb har ikke indsigt i, hvad der reelt ligger af C-parts i produktionen
• Der spildes tid ved at skulle bestille varerne på bagkant i stedet for ud fra et korrekt minimum/maksimum behov.
• Der spildes medarbejdertid, når Kanban-kortene fysisk skal flyttes fra A til B.
• Kanban-kort kan nemt blive overset eller blive smidt væk.
• Når nye varegrupper skal tilføjes, skal der bruges tid på at oprette og laminere de nye Kanban-kort.

3 timer om ugen!

3 timer om ugen bruges der i gennemsnit på at bestille C-parts, og det er vel at mærke, hvis det samme scenarie som ovenfor ikke udspiller sig . Der er mange timer at hente med en automatiseret varebestilling, og det gælder i al sin enkelthed om at udnytte data for at minimere tidsforbruget.

Digitale logistiksystemer som SmartBin kan nemt overtage hele genbestillingsprocessen og eliminere de fleste tidsrøvere.

Læs om andre tidsrøvere i indkøb, i produktionen og på lageret for C-parts f.eks. om ekstern varebestilling, vareopfyldningsprocessen, lagerstatus og manglende varer.